Видача дублікатів нотаріальних документів

Нормативна база

• Цивільний кодекс України
• Закон України "Про нотаріат"
• Декрет Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 року №7-93 «Про державне мито»
• Наказ Міністерства юстиції України від 22 лютого 2012 року № 296/5 «Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України»
• Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 28 грудня 2006 року № 111/5, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 28 грудня 2006 року за № 1378/13252

Поняття визначення «дублікат»

Дублікат (лат. – подвоєний) – другий примірник якого-небудь документа, що має однакову з оригіналом юридичну силу. Отже, дублікат документа являє собою додатковий примірник цього самого документа з рівнозначною останньому юридичною силою. Фактично видача дубліката полягає у відтворенні тексту документа, дублікат якого видається, що спрямоване на відновлення такого документа у випадку неможливості використання останнього з певних причин.

У яких випадках видається дублікат нотаріально посвідченого документа?

Дублікат посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування документа видається у разі його втрати або зіпсування:

• за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких учинялася нотаріальна дія;
• за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору - в тому числі за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором.
• за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту;
• на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу.

Важливо, що у випадку видачі довіреності особою, щодо якої вчинена нотаріальна дія, є виключно довіритель, що випливає з положень статті 239 Цивільного кодексу України, де зазначається, що правочин, вчинений представником, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов'язки особи, яку він представляє.

Отже, представник за довіреністю має право на отримання нотаріального дубліката у випадку, якщо в довіреності чітко прописано, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату з питань отримання дублікатів документів.

До заяви також потрібно додати:

- документ, що посвідчує особу;

- довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків;

- якщо за видачею дубліката документа звернувся представник заявника, на підтвердження своїх повноважень він має подати нотаріально посвідчену довіреність (із чітким зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату з питань отримання дублікатів документів). Якщо за видачею дубліката документа звернувся представник юридичної особи, він має надати нотаріусу установчі документи юридичної особи на підтвердження її правоздатності та дієздатності, а також документи, які підтверджують повноваження представника.

Місце видачі дубліката документа

Дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

У випадку припинення діяльності приватного нотаріуса, ліквідації державної нотаріальної контори дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом державного нотаріального архіву.

У сільських населених пунктах уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування видають дублікати посвідчених ними документів (п. 3 ч. 1 ст. 37 Закону України "Про нотаріат").

Державний нотаріус державного нотаріального архіву видає також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40   Закону України «Про нотаріат».

Заповіти, які прирівнюються до нотаріально посвідчених (крім секретних) (стаття 40   Закону України «Про нотаріат»)
1	Заповіти  осіб,  які  перебувають на лікуванні у лікарні, госпіталі,  іншому стаціонарному закладі охорони здоров'я, а також осіб,  які  проживають у будинках для осіб похилого віку та осіб з інвалідністю,  посвідчені  головними  лікарями, їх заступниками з медичної  частини або черговими лікарями цих лікарень, госпіталів, інших стаціонарних закладів охорони здоров'я, а також начальниками госпіталів,  директорами  або головними лікарями будинків для осіб похилого віку та осіб з інвалідністю
2	Заповіти  осіб, які  перебувають  під час  плавання   на морських,   річкових  суднах, що  ходять  під прапором  України, посвідчені капітанами цих суден
3	Заповіти осіб,  які перебувають  у  пошукових або  інших експедиціях, посвідчені начальниками цих експедицій
4	Заповіти   військовослужбовців,  а в  пунктах  дислокації військових   частин,   з'єднань,  установ,   військово-навчальних закладів,  де немає нотаріусів чи посадових осіб органів місцевого самоврядування,  які  вчиняють нотаріальні  дії,  також заповіти працівників,  членів  їх сімей і членів сімей військовослужбовців, посвідчені  командирами  (начальниками)  цих   частин,  з'єднань, установ або військово-навчальних закладів
5	Заповіти  осіб,  які тримаються  в  установах виконання покарань, посвідчені начальниками таких установ
6	Заповіти  осіб, які  тримаються  у слідчих   ізоляторах, посвідчені начальниками слідчих ізоляторів

Видача дубліката заповіту спадкоємцям або виконавцю заповіту

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їх родинні стосунки (фотокопію свідоцтва виконавця заповіту).

ВАЖЛИВО! Дублікат секретного заповіту не видається.

Видача дубліката довіреності

Нотаріус видає дублікати втрачених довіреностей. При видачі такого дубліката перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей.

Дублікати втрачених довіреностей підлягають обов'язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 № 111/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28.12.2006 за № 1378/13252 (із змінами) та має юридичну силу його оригінального примірника. Дублікат втраченої довіреності, строк дії якої на день звернення до нотаріуса закінчився, не може бути виданим.

Зміст дубліката документа

Відповідно до статті 34 Закону України «Про нотаріат» тексти дублікатів  нотаріальних документів, викладаються на спеціальних  бланках  нотаріальних документів.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис, а оригінал такого документа втрачає чинність. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Встановлено, що видача дубліката документа включає одночасно два аспекти нотаріальної діяльності:

• вчинення нотаріальної дії
• видачу інформації, яка становить предмет нотаріальної таємниці.

Згідно положень статті 8 та статті 53 Закону України "Про нотаріат" право на отримання дубліката документа мають виключно фізичні та юридичні особи, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

Плата за видачу дубліката

За вчинення нотаріальних дій  державні нотаріуси та органи місцевого самоврядування справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством (стаття 19 Закону України "Про нотаріат").

Відповідно до підпункту «т» пункту 3 статті 3 Декрету Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 року №7-93 «Про державне мито» за видачу дублікатів  нотаріально посвідчених документів стягується державне мито в розмірі 0,03 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян (0,51 грн).

Пунктом 5 підрозділу 1 розділу XX Податкового кодексу України визначено, що неоподатковуваний мінімум доходів громадян становить 17 грн.

Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом та фізичною або юридичною особою. Оплата додаткових послуг правового характеру, що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін (стаття 31 Закону України "Про нотаріат" )