Засвідчення вірності копій документів: відмінності між версіями

← Попереднє редагування

ВізуальнийВікірозмітка

@@ Рядок 1: / Рядок 1: @@
 == Нормативна база ==
 * [http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/3425-12 Закон України "Про нотаріат"]
 * [https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/7-93 Декрет Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 року № 7-93 "Про державне мито"]
 * [http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z1318-10 Наказ Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5 "Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства"]
-* [http://zakon3.rada.gov.ua/rada/show/v0055609-03 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів (ДСТУ 4163-2003), затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55]
+* [https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0144774-20#Text Наказ Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01.07.2020  №144 "Про прийняття та скасування національних стандартів"]
+== Способи засвідчення копій документів ==
-== Способи засвідчення копій документів ==
 * нотаріальне засвідчення копії документа;
 * засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;
 * засвідчення копії документа фізичною особою.
 == Нотаріальне засвідчення копії документа ==
+Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків. Однією з нотаріальних дій, що вчиняються в державних нотаріальних конторах, є засвідчення вірності копій документів і виписок з них. [https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3425-12/ed20211215#n733 У ст. 75 Закону України «Про нотаріат»] встановлено, що нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.
-Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків. Однією з нотаріальних дій, що вчиняються в державних нотаріальних конторах, є засвідчення вірності копій документів і виписок з них.  [https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3425-12/ed20211215#n733 У ст. 75 Закону України «Про нотаріат»] встановлено, що нотаріуси,  посадові  особи органів місцевого самоврядування, які   вчиняють   нотаріальні   дії, засвідчують  вірність  копій документів,  виданих підприємствами, установами і організаціями за умови,  що  ці  документи  не  суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.
 Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них:
 * відповідність документа з якого засвідчується вірність копії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити закону як за змістом, так і за формою.
 * наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.
 * засвідчення вірності копії документа. Перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.
 Вимоги до документа, що посвідчується
 Відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою. Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Юридичне значення документа, копія якого засвідчується, полягає в тому, що він стосується прав і законних інтересів громадян, має значення для подальшої їх реалізації та створює певні правові наслідки для громадянина.
 У деяких випадках виникає необхідність засвідчення вірності копії з копії документа. Така дія вчиняється нотаріусом, посадовою особою органів місцевого самоврядування, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою, що видала оригінал документа ([https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3425-12/ed20211215#n736 ст. 76 Закону України «Про нотаріат»]).
 == Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади ==
+Засвідчення копій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», згідно з [https://zakon.help/files/article/11494/%D0%94%D0%A1%D0%A2%D0%A3%204163_2020.pdf наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144] який з 1 вересня 2021 року набрав чинності .
-Засвідчення копій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі [http://zakon3.rada.gov.ua/rada/show/v0055609-03 Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».]
+З 01.09.2021 року юрособам треба оформляти службові документи саме згідно з ДСТУ 4163:2020, чия дія поширюється на державні органи, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально– цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.
-Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу.
-Винятки: установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), у разі підготовки цих документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників.
-Вимоги до засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади:
-На лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія».
-Напис про засвідчення копії документа проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається з:
-* слів «Згідно з оригіналом»;
-* найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
-* дати засвідчення копії
-Напис про засвідчення копії документа скріплюється печаткою із зазначенням найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
+Таким чином підприємства застосовують ДСТУ 4163:2020 обов'язково, а ФОПи можуть застосовувати цей стандарт за бажанням. Дія [http://zakon3.rada.gov.ua/rada/show/v0055609-03 Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації».] припинено з 01 вересня 2021 року.
 == Засвідчення копії документа фізичною особою ==
 Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами.
 Рекомендується на таких копіях проставляти:
@@ Рядок 49: / Рядок 31: @@
 * особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;
 * дату засвідчення копії.
 '''Документи, копії з яких забороняється засвідчувати'''
 Забороняється засвідчувати:
 * правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);
-* партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службові посвідчення тощо;
 * документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань;
 * правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова;
@@ Рядок 60: / Рядок 40: @@
 * документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається.
 * трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитами видаються архівні довідки.
 == Оформлення виписки з документа ==
+Посвідчення виписки з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов'язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо одне від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Для прикладу розглянемо порядок оформлення виписки з трудової книжки. Вона повинна містити повний текст першої сторінки із зазначенням назви документа, прізвища, імені та по батькові власника, року народження, освіти, професії, а вже потім викладається зміст запису, необхідного громадянинові.
-Посвідчення виписки з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов'язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо одне від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Для прикладу розглянемо порядок оформлення виписки з трудової книжки. Вона повинна містити повний текст першої сторінки із зазначенням назви документа, прізвища, імені та по батькові власника, року народження,  освіти, професії, а вже потім викладається зміст запису, необхідного громадянинові.
 == Розмір ставок державного мита ==
 Засвідчувати можна будь-яку кількість копій, реєструючи в реєстрі нотаріальних дій кожну копію, надаючи кожній з них окремий номер у реєстрі та <u> '''стягуючи державне мито''' </u> за кожну з них.
-Згідно [https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/7-93 ст.3 декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито"], '''розмір державного мита, яке стягується державними натаріусами, посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних та міських рад становить:'''
+Згідно з ст.3 [https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/7-93 декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито"], '''розмір державного мита, яке стягується державними натаріусами, посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних та міських рад становить:'''
 {| class="wikitable"
 |-
@@ Рядок 78: / Рядок 53: @@
 |-
 |}
+== Див. також: ==
+* [[Нотаріальне засвідчення вірності перекладу]]
+* [https://wiki.legalaid.gov.ua/index.php/Засвідчення_справжності_підпису_на_документах Засвідчення справжності підпису на документах]
 [[Категорія: Цивільне право]]
 [[Категорія: Нотаріат]]
 [[Категорія:Нотаріальні дії]]