Порядок ведення трудової книжки фізичною особою-підприємцем

Нормативна база

• Кодекс законів про працю України
• Цивільний кодекс України
• Закон України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань"
• Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі"
• Закон України "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану"
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29 липня 1993 року № 58
• Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084

10 червня 2021 року набрав чинності Закон України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" , яким започатковано ведення електронної трудової книжки як цифрового аналога паперової. З набранням чинності цього Закону облік трудової діяльності працівника має здійснюватися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування". Детальніше – у статті Електронна трудова книжка або порядок обліку трудової діяльності працівника в електронній формі

Фізична особа підприємець — визначення

Фізична особа — підприємець (ФОП) — згідно з українським законодавством, це фізична особа, яка реалізує свою здатність до праці шляхом самостійної, на власний ризик, діяльності з метою отримання прибутку.

Право на здійснення підприємницької діяльності, яку не заборонено законом, має фізична особа з повною цивільною дієздатністю (ст.50 Цивільного кодексу України [1]). Обмеження права фізичної особи на здійснення підприємницької діяльності встановлюються Конституцією України та Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

Фізична особа здійснює своє право на підприємницьку діяльність за умови її державної реєстрації в порядку, встановленому законом. Інформація про державну реєстрацію фізичних осіб - підприємців є відкритою. Якщо особа розпочала підприємницьку діяльність без державної реєстрації, уклавши відповідні договори, вона не має права оспорювати ці договори на тій підставі, що вона не є підприємцем.

До підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин (ст. 51 Цивільного кодексу України).

Законодавством встановлено обмеження для певних категорій осіб щодо можливості здійснення ними підприємницької діяльності. Не допускається заняття підприємницькою діяльністю таких категорій громадян:

• військовослужбовців;
• посадових і службових осіб органів прокуратури;
• суду,
• державної безпеки,
• внутрішніх справ,
• органів державної влади й управління, покликаних здійснювати контроль за діяльністю підприємств, а також інших осіб, уповноважених здійснювати функції держави.

Трудова книжка (загальні положення)

Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України, облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування".

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України [2]

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню (Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58)

Зверніть увагу! Обов'язок щодо зберігання трудових книжок покладається на працівника. Роботодавець, в свою чергу, повинен забезпечити внесення записів до трудової книжки на вимогу працівника.

Видача всіх наявних трудових книжок працівникам в обов'язковому порядку передбачається після завершення робіт щодо включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників, які мають бути здійснені протягом п'яти років.

Порядок оформлення трудової книжки вперше, внесення відомостей до трудової книжки див. у правовій консультації: Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність

Якщо особа зареєстрована як ФОП, чи повинна вона зробити собі запис в трудову книжку?

Ні, не повинна.

ФОП (фізична особа підприємець) не є найманим працівником, а забезпечує себе роботою самостійно. Трудові книжки ведуться тільки на найманих працівників для підтвердження їх трудового стажу.

Порядок оформлення трудових відносин між фізичною особою підприємцем та найманим працівником

Трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем - фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець - фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Трудовим договором можуть встановлюватися умови щодо виконання робіт, які вимагають професійної та/або часткової професійної кваліфікації, а також умови щодо виконання робіт, які не потребують наявності у особи професійної або часткової професійної кваліфікації (стаття 21 Кодексу законів про працю України ).

Трудовий договір між фізичною особою-підприємцем та найманим працівником укладається письмово в двох примірниках (п. 6 ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю України). Один із примірників трудового договору має зберігатися у працівника.

Починаючи з 2015 року, реєструвати такий трудовий договір в державній службі зайнятості не треба. Таким чином, при укладенні трудових договорів після 1 січня  2015 року не потрібно керуватися Порядком реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю (Порядок), що затверджений Наказом Мінсоцполітики від 08.06.2001 р. № 260. Нумерацію укладених трудових договорів підприємець веде самостійно. В усьому іншому оформлення трудових відносин між ФОПом та працівником таке ж, як і для юридичної особи (роботодавець має видати наказ про прийняття працівника на роботу, зробити відповідний запис у його трудовій книжці, сповістити податковий орган перед допуском працівника до роботи тощо).

Форма трудового договору між працівником і фізичною особою-підприємцем, яка використовує найману працю, затверджена Порядком. Сторони можуть вносити в зазначену форму зміни та доповнення за умови, що вони не будуть погіршувати становище працівників та суперечити законодавству України.

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки (ст. 24 Кодексу законів про працю України).

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб-підприємців без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг, зберігаються безпосередньо у працівників (пункт 2.21-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, що затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58). При цьому ФОП не веде книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів, а також книгу обліку руху трудових  книжок  і вкладишів до них (вимоги п. 7.1 Інструкції 58 поширюються лише на підприємства).

Забороняється укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров'я (стаття 24 Кодексу законів про працю України).

При цьому, відповідно до частини третьої статті 24 Кодексу законів про працю України, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу.

Усі фізичні особи-підприємці мають дотримуватись трудового законодавства, а усі працівники (незалежно від місця роботи) мають рівні трудові права. Частиною другою статті 265 Кодексу законів про працю України передбачено накладення штрафу на юридичних та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю, за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту). Проте чинним законодавством закріплено особливий підхід у питаннях притягнення до відповідальності за недотримання правил. Так, статтею 265 Кодексу законів про працю України встановлені менш суворі санкції у випадку, коли порушниками виступають певні категорії роботодавців. Зокрема, у разі фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту) до юридичних осіб та ФОПів, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку І - ІІІ груп, застосовується попередження. У разі ж повторення порушення накладаються фінансові санкції.

У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265, не застосовуються згідно із Законом № 2136-IX від 15.03.2022 з урахуванням змін, внесених Законом № 2352-IX від 01.07.2022

Отже, необхідність оформлення трудових відносин у ФОП є беззаперечною.

Однією з підстав для  припинення дії трудового договору є призов ФОПа на військову службу або направлення його на альтернативну (невійськову) службу (п. 3 ч. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю України). Окрім того, трудовий договір може бути розірваний у разі призову або мобілізації ФОПа під час особливого періоду (п. 10 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України). У такому випадку дозволяється не погоджувати звільнення найманого працівника з профспілкою (абз. 10 ч. 1 ст. 43-1 Кодексу законів про працю України). Стаття 47 Кодексу законів про працю України зобов'язує ФОПа провести при звільненні розрахунок з працівником і видати йому трудову книжку із внесеним записом; у разі мобілізації ФОПа зазначені обов’язки мають бути виконані протягом місяця після демобілізації без застосування санкцій та штрафів. Щодо розірвання трудових договорів, які були укладені до 01.01.2015 і зареєстровані в службі зайнятості, то під час звільнення працівника потрібно звернутися до служби зайнятості для зняття договору з реєстрації (ці питання врегульовано в пунктах 9-16 Порядку). У випадку смерті роботодавця – фізичної особи-підприємця – трудові відносини між сторонами припиняються достроково, це визначено в Листі Мінпраці від 05.03.2003 р. №06/2-2/51.

Ведення електронної трудової книжки фізичною особою - підприємцем

За Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» , у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок.

В електронній трудовій книжці буде відображатись уся інформація про стаж, яка наявна в паперовій трудовій книжці.

Відомості про трудову діяльність можуть вноситись, як застрахованою особою так і роботодавцем через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо). До сканованих копій обов’язково накладається страхувальником або застрахованою особою кваліфікований електронний підпис. Відповідно для передачі відомостей до Реєстру потрібно мати актуальний кваліфікований електронний підпис. У тому випадку коли у працівника відсутній такий підпис, замість нього відомості вносить роботодавець.

Разом зі сканованою копією трудової книжки роботодавець подає до Реєстру скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних.

Після внесення відомостей про трудову діяльність роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під підпис. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також вносити до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам призначати особі пенсію автоматично (без звернення та збирання документів за всю її трудову діяльність), або особа матиме можливість відстрочити вихід на пенсію.

Облік трудової діяльності працівників в електронній формі буде вестися відповідно до Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084 (далі - Порядок).

Відповідно до пункту 5 Порядку несені відомості про трудову діяльність працівника включають:

1. відомості, що дають змогу ідентифікувати особу;
2. відомості про періоди трудової діяльності;
3. дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування;
4. інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю;
5. інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Див. також

• Внесення виправлень до трудової книжки. Видача дубліката у разі втрати трудової книжки
• Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній
• Особливості внесення записів до трудової книжки мобілізованого