Порядок проставлення апостиля

Нормативна база

• Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05 жовтня 1961 року
• Постанова Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»
• Наказ Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля»
• Наказ Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації»
• Наказ Міністерства закордонних справ від 23 квітня 2018 року № 182 «Про затвердження Положення про консульський збір України та Інструкції про порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульських надходжень та проведення звірок фактичних консульських надходжень в закордонних дипломатичних установах України»
• Наказ Міністерства закордонних справ України, Міністерство внутрішніх справ України, Міністерство освіти і науки України, Міністерство фінансів України , Міністерство юстиції України від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5 "Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав "(далі - Правила)

Мета проставлення апостиля

Спеціальний штамп «Apostille» засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ.

На яких документах може проставлятися апостиль?

На офіційних документах, які були складені на території України, і які мають бути представлені на території іншої держави, а саме:

• на офіційних документах, що виходять від судів України;
• на офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ;
• на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки України, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов'язану з наданням таких послуг;
• на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів;
• на офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ України, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг - акредитованого центру сертифікації ключів Міністерства внутрішніх справ України;
• на офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою України, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
• на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами;
• на інших офіційних документах (пункт 2 Правил).

Важливо! Станом на 2017 рік Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05 жовтня 1961 року підписана 112 країнами. Водночас, якщо між Україною та будь-якою країною з цього переліку також підписана угода про відміну або спрощення процедури легалізації документів, проставляти апостиль не потрібно. Звільнення офіційних документів від вимоги легалізації чи іншого додаткового посвідчення (апостиля) на підставі відповідних положень міжнародних договорів України не скасовує вимоги щодо надання засвідченого перекладу документа на офіційну мову держави, на території якої документ пред’являється чи буде використовуватися (за інформацією Міністерства юстиції України).

Ці Правила не поширюються:

• на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред'являються в державах їх акредитації;
• на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на:

• оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України;
• оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування (можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку) (пункт 3 Правил ).

Апостиль на документах, виданих СРСР

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Апостиль може бути проставлено на копії (фотокопії) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, або на засвідченій в установленому порядку на території України копії (фотокопії) такого документа з перекладом лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа (пункт 4 Правил ).

Хто може звернутися за проставленням апостиля?

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу фізичної/юридичної особи (їх представників).

Для проставлення апостиля необхідно подати:

• оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку ( крім випадку витребування (отримання) оригіналу документа та проставлення на такому документі апостиля);
• платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;
• заяву від особи, яка подає такі документи. (пункт 6 Правил ).

Апостиль з запитом - отримання додаткової інформації від установи, що видала конкретний документ. Така інформація вимагається при проставленні апостилю на документи певного типу, а її отримання збільшує термін проставлення апостилю. Необхідність запиту визначається лише спеціалістами під час безпосереднього ознайомлення з документами.

Проставлення апостилю

Апостиль у формі спеціальної відмітки проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу.

Апостиль у формі електронного документапроставляється на документі в паперовій формі за допомогою прогрпмних засобів Реєстру шляхом візуалізації його нп окремому аркуші посадовою особою компетентного органу чи визначеним компетентним органом суб'єктом. Апостиль у форма електронного документа проставляється на документі в електронній формі посадовою особою компетентного органу за допомогою програмних засобів Реєстру шляхом об'єднання таких апостиля та документа в єдиний файл у формі документа, який матиме юридичну силу лише в електронній формі.

У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші, у тому числі шляхом візуалізації на папері апостиля у формі електронного документа, документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

Роз’єднання (розірвання) апостиля з документом не допускається. У разі роз’єднання апостиля та документа, апостиль вважається недійсним (пункт 14 Правил).

Куди звернутись

Відповідно до Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.1961 р., (для України набула чинності 22.12.2003) (далі- Конвенція), Постановою Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18 січня 2003 р. №61, надано повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюється документ:

• Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємтсвами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов"язану з наданням таких послуг.
  
• Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
  
• Міністерству закордонних справ – на всіх інших видах документів.
  
• Міністерству внутрішніх справ – на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти і науки;

Державній міграційній службі – на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;

Державній податковій службі – на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами.

Проставлення апостиля Міністерством юстиції України

Процедура проставлеггя апостиля Міністерством юстиції України визначена Порядоком проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженим наказом Мінвстерства юстиції України від 11.11.2015 № 2268/5 (далі - Порядок МЮ).

Особа повинна особисто звернутися до територіальних органів Міністерства юстиції України, нотаріуса чи Державної архівної служби України або надіслати заяву про проставлення апостиля поштовим зв'язком (виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану та архівних документах).

Для отримання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань та подальшого проставлення на ній апостиля заявник відповідно до законодавства звертається до державного реєстратора юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, який після формування виписки з Єдиного державного реєстру забезпечує її передачу до територіального органу Міністерства юстиції України для проставлення апостиля.

У разі особистого звернення заявника посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус чи посадова особа Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля, яка підписується заявником (пункт 1 Порядку МЮ).

Заява, підписана заявником, реєструється в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.

Якщо звернення заявника надіслано поштовим зв'язком, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України чи Державної архівної служби України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.

Для проставлення апостиля державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань передається виписка з Єдиного державного реєстру, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її в Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником (пункт 2 Порядку МЮ).

Вартість

За надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції , судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав , встановлена плата у розмірі:
для фізичних осіб – 0,2 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (610 грн);

для юридичних осіб – 0,35 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (1060 грн).

Плата за надання послуг з проставлення апостиля справляється у відповідному розмірі від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом на 01 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проставлення апостиля, та округлюється до найближчих 10 гривень (пункт 1 Наказу Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля» ).

Кошти сплачуються до проставлення апостилю.

Від плати звільняються особи з інвалідністю 1-ої і 2-ої груп,особи з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян (пункт 2 наказу Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля»).

Cтрок розгляду

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів (пункт 5 розділу I Порядку МЮ ).

Проставлення апостиля Міністерством закордонних справ України

Для проставлення апостиля приймаються довідки, видані архівними установами України; довідки про стан здоров’я; довідки, видані органами Міністерством внутрішніх справ України; інші офіційні документи.

Для проставлення апостиля подаються:

1. оригінал заповненої Заяви на засвідчення документа/ ів (zayava-apostil.xls, 49.15 Кб) ;
2. оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
3. копія 1-шої сторінки паспорта заявника з персональними даними;
4. оригінал квитанції банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля;
5. ( лише для юридичних осіб) лист- звернення ( від імені юридичної особи за підписом її керівника на адресу ДКС МЗС України з проханням засвідчити апостилем документи із зазначенням в тексті такого листа: переліку документів, що надсилаються на засвідчення, країни призначення використання таких документів, ПІБ представника, уповноваженого на засвідчення апостилем документів в МЗС України).

Вартість

Плата за проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, становить, для:

• громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 150 гривень;
• юридичних осіб – 450 гривень (додаток 1 до Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ від 23 квітня 2018 року № 182). За оформлення документів у терміновому порядку ( до 5 робочих днів) стягується подвійний тариф консульського збору.

Строк розгляду

• у звичайному порядку - у строк до 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів та сплати консульського збору;
• у терміновому порядку - у строк до 5 робочих днів з дня отримання необхідних документів та сплати консульського збору;
• у разі необхідності отримання зразка підпису , відбитка печатки та / або штампа або виникнення сумніву щодо достовірності документа - строк розгляду може бути продовженодо 20 робочих днів.

Проставлення апостиля Міністерством освіти та науки України

Для проставлення апостиля необхідно подати (в прозорому файлі):

• оригінали документів про освіту встановленого законодавством зразка, на яких необхідно проставити апостиль.
• якісні ксерокопії кожного документа без нотаріального або будь-якого засвідчення.
• квитанцію про підтвердження оплати адміністративного збору у розмірі 51,00 грн за кожен документ для фізичних осіб та 85,00 грн за кожен документ для юридичних осіб (завантажити рахунок);

Документ і додаток до нього – це окремі документи. Свідоцтво про здобуття середньої освіти та додаток до свідоцтва – це 2 документи, диплом та додаток до диплома – 2 документи.

• уразі звільнення від сплати за послуги – оригінал та копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (для власників документів).

Знижка надається за умови пред’явлення оригіналу документа, що підтверджує приналежність до пільгової категорії, та у разі надання послуг щодо документів, власники яких належать до пільгових категорій.

• згода на обробку персональних даних від власника та заявника (якщо це різні особи) встановленого зразка (завантажити бланк, зразок заповнення згоди).

Верхню частину цієї згоди заповнює та підписує власник документів, нижню частину – особа, яка представляє інтереси власника (заявник).

У разі зміни прізвища та/або імені та/або по батькові власника документа, додається копія документа про зміну прізвища та/або імені та/або по батькові.

У разі надання згоди на обробку персональних даних батьками (опікунами) неповнолітньої дитини (до 18 років), додається копія свідоцтва про народження дитини (довідка про встановлення опікунства над дитиною).

• заява на проставлення апостиля МОН встановленого зразка (завантажити бланк, зразок заповнення заяви).

• попередній опис замовлення встановленого зразка (завантажити бланк, зразок заповнення опису замовлення) (за інформацією ДП "Інформаційно-іміджевий центр" Міністерства освіти і науки України).

Під час подачі документів особа пред'являє документ, що посвідчує особу.

Особа має право звернутися для проставлення апостилю в дистанційному порядку.

▶Вартість та строк проставлення

Підстави для відмови:

1. не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;
2. документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та / або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення оов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;
3. текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
4. документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
5. у документі є незастережені виправлення або дописки;
6. до повноважень компетентного органу органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
7. компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та / або штампів, відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа, зчитати матричний двовимірний штрих-код;;
8. підпис, відбиток печатки та /або штампа на документах, поданих для проставлення апостиля, не відповідають наявним зразкам та / або мають нечітке зображення;
9. відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа не відповідають наявним у Реєстрі відомостям про кваліфікований сертифікат відкритого ключа;
10. документ викликає підозру у його підробці;
11. інформація в документі, що стосується сфери освіти і науки, не відповідає даним, що містяться в Єдиній державній електронній базі з питань освіти та /або не підтверджено факт видачі цього документа;
12. документ не відповідає вимогам щодо його оформлення та /або видачі , встановлених нормативно- правовими актами на дату його видачі. ( Пункт 10 Правил)

Див. також:

• Легалізація документів іноземної держави через афідевіт
• Легалізація свідоцтва про розірвання шлюбу, виданого за кордоном
• Порядок працевлаштування іноземців та осіб без громадянства